La cassa è la parte dell’attività in cui una disattenzione può costarti cara. Non perché le attrezzature siano costose, ma perché in caso di verifica fiscale, senza registrazioni in regola, il fisco può stimare il fatturato – e le stime raramente vanno a tuo vantaggio.
Cosa è obbligatorio
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AT Austria
CH Svizzera
Germania: TSE e obbligo di ricevuta
Chi usa un registratore di cassa elettronico, dal 2020 ha bisogno di un dispositivo tecnico di sicurezza. Lei firma ogni operazione in modo che non possa più essere modificata in seguito senza che si noti.
È disponibile come chiavetta USB, scheda SD o soluzione cloud. Per un food truck, la variante cloud è solitamente la migliore: non richiede alcun dispositivo che possa rompersi o andare perso, ma richiede una connessione dati. Se ti piacciono i festival senza copertura di rete, ti conviene optare per un TSE locale.
Distinguere tra cassa aperta e sistema di cassa elettronico. Una cassa aperta – ovvero una cassetta con un registro di cassa scritto a mano – è ancora consentita e non richiede un TSE. Se si utilizza un sistema di cassa elettronico che rientra nell’ambito di applicazione del regolamento sulla sicurezza dei registratori di cassa, valgono i requisiti previsti. Verifica con il fornitore la presenza del TSE, l’esportazione dei dati, la documentazione e l’obbligo di segnalazione.
L'obbligo di emissione dello scontrino
Per ogni vendita bisogna emettere una ricevuta e consegnarla al cliente in offerta Se lo porta con sé o meno, è una sua scelta – che sia stato pagato, è un tuo dovere.
La ricevuta può essere digitale: come codice QR, sullo schermo o via e-mail. Così risparmi carta e tempo. Deve però essere disponibile subito, non solo dopo la chiusura.
Obbligo di dichiarazione all’ufficio delle imposte
Ogni sistema di registrazione elettronico deve essere segnalato all’Agenzia delle Entrate, indicando il numero di serie del registratore di cassa e del TSE, la data di acquisto e il luogo di utilizzo. La segnalazione avviene elettronicamente tramite il portale ELSTER.
Austria: registratore di cassa e firma
L'obbligo entra in vigore a partire dal 15.000 euro di fatturato annuo, se il fatturato in contanti supera i 7.500 euro. Nel fatturato in contanti rientrano anche i pagamenti con carta effettuati sul posto. Un’attività che accetta esclusivamente pagamenti con carta non è quindi automaticamente esclusa. Per determinati fatturati all’aperto valgono regole speciali, i cui requisiti vanno verificati singolarmente.
La cassa ha bisogno di una Unità di creazione delle firme, di solito sotto forma di app o servizio cloud. Ogni scontrino riporta un codice leggibile da un dispositivo elettronico che garantisce la tracciabilità delle transazioni.
L’obbligo di emettere lo scontrino vale a prescindere da tutto ciò. Anche chi rimane al di sotto dei limiti previsti e non ha bisogno di un registratore di cassa deve consegnare a ogni cliente una ricevuta – se necessario, scritta a mano su un blocchetto di ricevute.
Il rendiconto annuale
A fine anno bisogna redigere e verificare la dichiarazione annuale. Chi se ne dimentica rischia una sanzione – e molti se ne dimenticano perché non c’è niente che glielo ricordi. Segnati la data.
Svizzera: la normativa più liberale
Non c’è l’obbligo di usare un registratore di cassa né di utilizzare una tecnologia specifica. L’unica cosa richiesta è che le registrazioni siano complete, veritiere e tracciabili: come ci riesci, sta a te decidere.
In pratica, questo non significa che puoi essere negligente. In caso di controllo, devi poter documentare ogni singolo fatturato. Verifica con il tuo commercialista se le modalità di registrazione, salvataggio e conservazione dei dati che hai scelto soddisfano questi requisiti.
Cosa deve saper fare un sistema di cassa in un food truck
Indipendentemente dal Paese, valgono gli stessi requisiti pratici:
- Andare avanti senza rete. Ai festival la rete mobile va regolarmente in tilt quando diecimila persone si ritrovano tutte nella stessa zona senza copertura. Un registratore di cassa che in quel momento si blocca ti costa un'intera giornata.
- Pagamenti con carta integrati. Apparecchi separati significano doppio inserimento dati e doppia fonte di errore.
- Servizio veloce. Quando c’è ressa all’ora di pranzo, ogni secondo conta. Le schede fisse dei prodotti battono qualsiasi funzione di ricerca.
- Funzionamento a batteria. Non sempre c’è la corrente alle postazioni di vendita.
- Robustezza. Grasso, calore e mani sudate sono all’ordine del giorno.
Prevedi due modalità di pagamento. I lettori di carte si guastano, le reti vanno in tilt, le batterie si scaricano. Se accetti solo carte e il terminale si blocca, ti ritrovi con le vetrine piene e senza incassi. È fondamentale avere sempre un po’ di contanti di riserva.
Quanto costa il pagamento con carta
| Pubblica | Volume di lavoro tipico |
|---|---|
| Terminal, acquistato | 200 – 400 € |
| Terminal, a noleggio | 10 – 30 € al mese |
| Commissione di transazione Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Commissione di transazione con carta di credito | 1,5 – 2,9 % |
| Software per la cassa | Da 0 a 60 € al mese |
| TSE (Germania) | 50 – 200 € una tantum o 5 – 10 € al mese |
Con un fatturato giornaliero di 800 euro e dodici giorni di attività, una commissione del 2% costa circa 190 euro al mese. Non è un motivo per rinunciare alle carte di credito – chi non le accetta perde un fatturato superiore all’importo della commissione – ma è un fattore da tenere in conto nel calcolo.
Conservazione
I dati di cassa devono essere conservati nella forma in cui sono stati generati. Una stampa non basta: sono richiesti i singoli dati digitali, esportabili e analizzabili automaticamente.
Periodi di conservazione
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L’errore più costoso: I dati di cassa devono essere conservati solo sul dispositivo. Un tablet rubato o un disco rigido guasto non comportano solo la perdita dei dati, ma anche l’impossibilità di adempiere all’obbligo di conservazione. Esegui l’esportazione ogni mese e conserva i file di esportazione separatamente.