De kassa is het onderdeel van je bedrijf waar onzorgvuldigheid je het duurst komt te staan. Niet omdat de apparatuur zo duur is, maar omdat de belastingdienst bij een controle zonder correcte administratie de omzet mag schatten – en schattingen vallen zelden in jouw voordeel uit.
Wat er moet staan
DE Duitsland
AT Oostenrijk
CH Zwitserland
Duitsland: TSE en bewijsplicht
Als je een elektronische kassa gebruikt, heb je sinds 2020 een technische veiligheidsvoorziening. Ze ondertekent elke handeling zo dat deze achteraf niet meer kan worden gewijzigd zonder dat het opvalt.
Je kunt ze krijgen als USB-stick, SD-kaart of als cloudoplossing. Voor een foodtruck is de cloudvariant meestal de betere keuze: je hebt geen apparaat nodig dat kapot kan gaan of kwijt kan raken – maar je hebt wel een internetverbinding nodig. Als je graag naar festivals gaat waar geen bereik is, ben je beter af met een lokale TSE.
Maak onderscheid tussen een open kassa en een elektronisch kassasysteem. Een open kassa – een geldkistje met een handgeschreven kasboek – is nog steeds toegestaan en heeft geen TSE nodig. Bij een elektronisch kassasysteem dat onder de Kassenzuicherungsverordnung valt, gelden de daarvoor geldende eisen. Check TSE, gegevensexport, documentatie en meldingsplicht met de aanbieder.
De verplichting om bonnetjes uit te geven
Voor elke verkoop moet er een bon worden aangemaakt en aan de klant worden aangeboden wordt. Of hij het meeneemt, is zijn zaak – dat het is uitgegeven, is jouw plicht.
Het bonnetje mag digitaal zijn: als QR-code, op het scherm of via e-mail. Dat bespaart papier en tijd. Maar het moet wel meteen beschikbaar zijn, niet pas na sluitingstijd.
Aangifteplicht bij de belastingdienst
Elk elektronisch registratiesysteem moet bij de belastingdienst worden aangemeld – met het serienummer van de kassa en de TSE, de aankoopdatum en de locatie waar het wordt gebruikt. Dat gebeurt elektronisch via het ELSTER-portaal.
Oostenrijk: kassa en handtekening
De verplichting geldt vanaf 15.000 euro jaaromzet, als de contante omzet hoger is dan 7.500 euro. Onder contante omzet vallen ook kaartbetalingen ter plaatse. Een bedrijf dat uitsluitend met kaartbetalingen werkt, is daarom niet automatisch vrijgesteld. Voor bepaalde omzetten in de open lucht gelden speciale regels, waarvan de voorwaarden per geval moeten worden gecontroleerd.
De kassa heeft een Eenheid voor het aanmaken van handtekeningen, meestal als app of clouddienst. Elk bonnetje heeft een machinaal leesbare code die de transactieketen beveiligt.
De verplichting om een bonnetje uit te reiken geldt los daarvan. Zelfs als je onder de limiet blijft en geen kassa nodig hebt, moet je elke klant een bonnetje geven – desnoods met de hand geschreven uit een bonnenblok.
Het jaaroverzicht
Aan het einde van het jaar moet er een jaaroverzicht worden opgesteld en gecontroleerd. Wie dat vergeet, riskeert een boete – en velen vergeten het, omdat er niets is dat je eraan herinnert. Noteer de datum.
Zwitserland: de meest liberale regelgeving
Er is geen verplichting om een kassa te gebruiken en er zijn geen voorgeschreven technische vereisten. Het enige wat wordt gevraagd, is dat de administratie volledig, waarheidsgetrouw en controleerbaar is – hoe je dat voor elkaar krijgt, mag je zelf bepalen.
In de praktijk betekent dit niet dat je slordig mag zijn. Bij een controle moet elke omzet kunnen worden aangetoond. Controleer samen met je boekhouder of de gekozen registratie, gegevensback-up en bewaring aan deze eisen voldoen.
Wat een kassa in een foodtruck allemaal moet kunnen
Ongeacht het land gelden dezelfde praktische vereisten:
- Zonder vangnet verdergaan. Op festivals valt het mobiele netwerk regelmatig uit als tienduizend mensen in hetzelfde gebied zonder bereik zitten. Een kassa die dan vastloopt, kost je een hele dag.
- Kaartbetaling is geïntegreerd. Aparte apparaten betekenen dubbele invoer en een dubbele bron van fouten.
- Snelle bediening. Tijdens de lunchdrukte telt elke seconde. Vaste artikeltegels zijn handiger dan welke zoekfunctie dan ook.
- Werkt op de accu. Er is niet overal stroom bij het verkooploket.
- Robuustheid. Vet, hitte en natte handen zijn hier de norm.
Kies twee betaalmethoden. Kaartlezers vallen uit, netwerken vallen uit, batterijen raken leeg. Wie alleen kaarten accepteert en de terminal het begeeft, staat daar met volle vitrines en zonder omzet. Een voorraad contant geld als back-up hoort erbij.
Wat kost betalen met een kaart?
| Berichten | Gebruikelijke omvang |
|---|---|
| Terminal, gekocht | 200 – 400 € |
| Terminal, gehuurd | 10 – 30 € per maand |
| Transactiekosten Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Transactiekosten creditcard | 1,5 – 2,9 % |
| Kassasoftware | 0 – 60 € per maand |
| TSE (Duitsland) | 50 – 200 € eenmalig of 5 – 10 € per maand |
Bij een dagomzet van 800 euro en twaalf werkdagen kost twee procent commissie ongeveer 190 euro per maand. Dat is geen reden om geen betaalkaarten te accepteren – wie ze niet aanbiedt, loopt meer omzet mis dan de commissie kost – maar het hoort wel in de berekening mee.
Bewaren
Kassagegevens moeten worden bewaard, en wel in de vorm waarin ze zijn ontstaan. Een afdruk is niet voldoende: er wordt gevraagd om de digitale afzonderlijke gegevens, die exporteerbaar en machinaal verwerkbaar moeten zijn.
Bewaartermijnen
DE Duitsland
AT Oostenrijk
CH Zwitserland
De duurste fout: Bewaar kassagegevens alleen op het apparaat zelf. Een gestolen tablet of een defecte harde schijf betekent niet alleen gegevensverlies, maar ook dat je niet kunt voldoen aan de bewaarplicht. Exporteer de gegevens maandelijks en bewaar de afdrukken apart.