Kasa to ta część działalności, w której niedbalstwo wychodzi najdrożej. Nie dlatego, że urządzenia są drogie, ale dlatego, że podczas kontroli podatkowej bez prawidłowej dokumentacji urząd może oszacować obroty – a szacunki rzadko wypadają na twoją korzyść.
Co jest wymagane
DE Niemcy
AT Austria
CH Szwajcaria
Niemcy: TSE i obowiązek wystawiania paragonów
Kto korzysta z elektronicznej kasy, od 2020 roku musi mieć techniczne urządzenie zabezpieczające. Podpisuje każdą operację w taki sposób, że nie da się jej później zmienić bez wzbudzenia podejrzeń.
Dostępne są w formie pendrive’a, karty SD albo rozwiązania w chmurze. W przypadku food trucka opcja w chmurze jest zazwyczaj lepsza: nie wymaga urządzenia, które może się zepsuć lub zgubić – ale wymaga połączenia z internetem. Jeśli lubisz festiwale bez zasięgu, lepiej sprawdzi się lokalne urządzenie TSE.
Rozróżnij kasę sklepową od elektronicznego systemu kasowego. Otwarta kasa sklepowa – kasetka na pieniądze z ręcznie prowadzonym rejestrem kasowym – jest nadal dozwolona i nie wymaga urządzenia TSE. W przypadku elektronicznego systemu kasowego objętego zakresem rozporządzenia o zabezpieczeniu kas obowiązują odpowiednie wymagania. Sprawdź z dostawcą kwestie związane z urządzeniem TSE, eksportem danych, dokumentacją i obowiązkiem zgłaszania.
Obowiązek wydawania paragonów
Po każdej sprzedaży trzeba wystawić paragon i przekazać go klientowi w ofercie zostać. Czy go zabierze, to już jego sprawa – a to, że został wydany, to twój obowiązek.
Rachunek może być w formie cyfrowej: jako kod QR, na ekranie lub przez e-mail. To oszczędza papier i czas. Musi jednak być dostępny od razu, a nie dopiero po zakończeniu pracy.
Obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego
Każdy elektroniczny system rejestracji trzeba zgłosić do urzędu skarbowego – podając numer seryjny kasy i modułu TSE, datę zakupu oraz miejsce użytkowania. Robi się to elektronicznie przez portal ELSTER.
Austria: kasa fiskalna i podpis
Obowiązek ten obowiązuje od 15 000 euro rocznego obrotu, jeśli obroty gotówkowe przekraczają 7 500 euro. Do obrotów gotówkowych zaliczają się też płatności kartą na miejscu. Dlatego działalność oparta wyłącznie na płatnościach kartą nie jest automatycznie wyłączona z tych zasad. Dla niektórych rodzajów działalności na świeżym powietrzu obowiązują specjalne zasady, których warunki trzeba sprawdzić indywidualnie.
Kasa potrzebuje Jednostka tworząca podpis, zazwyczaj w formie aplikacji lub usługi w chmurze. Każdy paragon ma kod nadający się do odczytu maszynowego, który zabezpiecza łańcuch transakcji.
Obowiązek wystawiania paragonów obowiązuje niezależnie od tego. Nawet jeśli nie przekraczasz limitów i nie potrzebujesz kasy fiskalnej, musisz wydać każdemu klientowi paragon – w razie potrzeby odręcznie z bloku paragonów.
Roczne zestawienie
Pod koniec roku trzeba sporządzić i sprawdzić roczne zestawienie. Kto o tym zapomni, ryzykuje karę – a wielu o tym zapomina, bo nic im o tym nie przypomina. Zapisz sobie ten termin.
Szwajcaria: najliberalniejsze przepisy
Nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej ani wymogu stosowania konkretnego sprzętu. Wymagane jest, aby dokumentacja była kompletna, zgodna z prawdą i przejrzysta – jak to osiągniesz, zależy wyłącznie od ciebie.
W praktyce nie oznacza to jednak, że możesz sobie pozwolić na niedbałość. W razie kontroli musisz być w stanie udokumentować każdy obrót. Sprawdź ze swoją księgowością, czy wybrany sposób ewidencjonowania, tworzenia kopii zapasowych i przechowywania danych spełnia te wymagania.
Czego musi umieć kasa w food trucku
Niezależnie od kraju obowiązują te same praktyczne wymagania:
- Działaj dalej bez zabezpieczenia. Na festiwalach sieć komórkowa regularnie się zawiesza, gdy dziesięć tysięcy ludzi próbuje połączyć się w tej samej strefie bez zasięgu. Kasa, która wtedy przestaje działać, kosztuje cały dzień.
- Zintegrowana płatność kartą. Oddzielne urządzenia oznaczają podwójne wprowadzanie danych i podwójne źródło błędów.
- Szybka obsługa. W porze lunchowej liczy się każda sekunda. Stałe kafelki z produktami biją na głowę każdą funkcję wyszukiwania.
- Zasilanie akumulatorowe. Nie wszędzie przy okienkach sprzedażowych jest prąd.
- Solidność. Tłuszcz, upał i mokre dłonie to codzienność.
Wybierz dwie metody płatności. Czytniki kart się psują, sieci się rozpadają, baterie się wyczerpują. Jeśli akceptujesz tylko karty, a terminal zawiedzie, zostaniesz z pełnymi witrynami i bez obrotów. Zapas gotówki na wszelki wypadek to podstawa.
Ile kosztuje płatność kartą
| Wpisy | Typowy zakres |
|---|---|
| Terminal, kupiony | 200 – 400 € |
| Terminal, wynajęty | 10–30 € miesięcznie |
| Opłata transakcyjna za kartę Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Opłata transakcyjna za kartę kredytową | 1,5 – 2,9 % |
| Oprogramowanie kasowe | 0–60 € miesięcznie |
| TSE (Niemcy) | 50–200 € jednorazowo lub 5–10 € miesięcznie |
Przy dziennym obrocie 800 euro i dwunastu dniach pracy opłata w wysokości dwóch procent to około 190 euro miesięcznie. To nie jest powód, żeby rezygnować z kart – kto ich nie oferuje, traci więcej na obrotach niż wynosi sama opłata – ale trzeba to uwzględnić w kalkulacji.
Przechowywanie
Dane z kasy podlegają obowiązkowi przechowywania w takiej formie, w jakiej zostały utworzone. Wydruk nie wystarczy: wymagane są pojedyncze dane cyfrowe, które można wyeksportować i przetworzyć maszynowo.
Okresy przechowywania
DE Niemcy
AT Austria
CH Szwajcaria
Najdroższy błąd: Dane kasowe przechowuj tylko w urządzeniu. Skradziony tablet lub uszkodzony dysk twardy to nie tylko utrata danych, ale też niemożność wypełnienia obowiązku przechowywania danych. Eksportuj dane co miesiąc i przechowuj wydruki osobno.