Casa de marcat este partea din afacere în care o neglijență te poate costa cel mai mult. Nu pentru că aparatele ar fi scumpe, ci pentru că, în cazul unui control fiscal, în lipsa unor înregistrări corespunzătoare, autoritățile pot estima cifra de afaceri – iar estimările sunt rareori în favoarea ta.
Ce este obligatoriu
DE Germania
AT Austria
CH Elveția
Germania: TSE și obligația de a prezenta chitanțe
Cei care utilizează o casă de marcat electronică au nevoie, începând din 2020, de o dispozitiv tehnic de siguranță. Ea semnează fiecare operațiune astfel încât aceasta să nu mai poată fi modificată ulterior fără ca acest lucru să se observe.
Sunt disponibile sub formă de stick USB, card SD sau soluție cloud. Pentru un food truck, varianta cloud este de obicei cea mai bună: nu necesită un dispozitiv care se poate strica sau pierde – dar presupune o conexiune de date. Cine preferă festivalurile fără acoperire de rețea, este mai bine servit cu un TSE local.
A face distincția între casa de marcat deschisă și sistemul electronic de casă de marcat. O casă de marcat deschisă – o casetă de bani cu registru de casă completat de mână – este în continuare permisă și nu necesită un terminal electronic de vânzare (TSE). În cazul unui sistem electronic de casă de marcat care intră sub incidența Regulamentului privind securitatea caselor de marcat, se aplică cerințele prevăzute pentru acesta. Verifică împreună cu furnizorul aspectele legate de TSE, exportul de date, documentație și obligația de raportare.
Obligația de eliberare a bonurilor fiscale
Pentru fiecare vânzare trebuie întocmit un bon de casă și înmânat clientului oferit ... Dacă îl ia cu el, e treaba lui – faptul că a fost emis, e datoria ta.
Chitanța poate fi în format digital: sub formă de cod QR, pe ecran sau prin e-mail. Asta economisește hârtie și timp. Totuși, trebuie să fie disponibilă imediat, nu abia după terminarea programului de lucru.
Obligația de declarare la administrația fiscală
Fiecare sistem electronic de înregistrare trebuie declarat la administrația fiscală – împreună cu numărul de serie al casei de marcat și al TSE, data achiziției și locul de utilizare. Aceasta se realizează electronic prin intermediul portalului ELSTER.
Austria: casă de marcat și semnătură
Obligația intră în vigoare începând cu Cifra de afaceri anuală de 15.000 de euro, dacă încasările în numerar depășesc 7.500 de euro. Încasările în numerar includ și plățile cu cardul efectuate la fața locului. Prin urmare, o activitate bazată exclusiv pe plăți cu cardul nu este automat exclusă. Pentru anumite activități desfășurate în aer liber există reguli speciale, ale căror condiții trebuie verificate individual.
Casieria are nevoie de o Unitate de generare a semnăturii, de obicei sub formă de aplicație sau serviciu cloud. Fiecare chitanță poartă un cod citibil electronic, care asigură trasabilitatea tranzacțiilor.
Obligația de a elibera chitanțe se aplică indiferent de aceasta. Chiar și cei care nu depășesc pragul minim și nu au nevoie de casă de marcat trebuie să înmâneze fiecărui client o chitanță – dacă este necesar, scrisă de mână pe un bloc de chitanțe.
Chitanța anuală
La sfârșitul anului trebuie întocmită și verificată o declarație anuală. Cine uită acest lucru riscă o sancțiune – și mulți uită, pentru că nimic nu le reamintește acest lucru. Notează-ți data.
Elveția: cea mai liberală reglementare
Nu există obligația de a folosi un sistem de casă de marcat și nici cerințe tehnice obligatorii. Se cere ca înregistrările să fie complete, veridice și ușor de verificat – modul în care realizezi acest lucru rămâne la latitudinea ta.
În practică, asta nu înseamnă că poți fi neglijent. În cazul unui control, fiecare tranzacție trebuie să poată fi justificată. Verifică împreună cu departamentul de contabilitate dacă modul ales de înregistrare, salvarea datelor și păstrarea acestora îndeplinesc aceste cerințe.
Ce trebuie să poată face o casă de marcat într-un food truck
Indiferent de țară, se aplică aceleași cerințe practice:
- Să mergem mai departe fără plasă de siguranță. La festivaluri, rețeaua de telefonie mobilă se blochează frecvent atunci când zece mii de oameni se confruntă cu aceeași lipsă de semnal. O casă de marcat care se blochează în astfel de situații înseamnă pierderea unei zile întregi de lucru.
- Plata cu cardul este integrată. Aparatele separate înseamnă introducere dublă a datelor și sursă dublă de erori.
- Servire rapidă. La aglomerația de la prânz, fiecare secundă contează. Casetele fixe cu produse sunt mai eficiente decât orice funcție de căutare.
- Funcționare pe baterie. Nu toate ghișeele de vânzare dispun de curent electric.
- Soliditate. Grăsimea, căldura și mâinile umede sunt la ordinea zilei.
Alege două modalități de plată. Cititoarele de carduri se defectează, rețelele se întrerup, bateriile se descarcă. Cine acceptă doar plăți cu cardul și terminalul se defectează, rămâne cu vitrinele pline și fără încasări. Este necesar să ai o rezervă de numerar pentru astfel de situații.
Cât costă plata cu cardul
| Postare | Ordinul de mărime obișnuit |
|---|---|
| Terminal, cumpărat | 200 – 400 € |
| Terminal, închiriat | 10 – 30 € pe lună |
| Comision de tranzacție Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Comision de tranzacție cu cardul de credit | 1,5 – 2,9 % |
| Software pentru casă de marcat | 0 – 60 € pe lună |
| TSE (Germania) | 50 – 200 € o singură dată sau 5 – 10 € lunar |
La o cifră de afaceri zilnică de 800 de euro și douăsprezece zile de activitate, comisionul de două procente costă aproximativ 190 de euro pe lună. Acest lucru nu este un motiv pentru a renunța la carduri – cine nu le acceptă pierde mai mult din cifra de afaceri decât reprezintă comisionul –, dar trebuie luat în calcul.
Depozitare
Datele de la casă de marcat trebuie păstrate, exact în forma în care au fost generate. O copie tipărită nu este suficientă: se solicită datele digitale individuale, care pot fi exportate și prelucrate automat.
Perioade de păstrare
DE Germania
AT Austria
CH Elveția
Cea mai costisitoare greșeală: Datele privind încasările trebuie stocate exclusiv pe dispozitiv. Furtul unei tablete sau defectarea unui hard disk nu înseamnă doar pierderea datelor, ci și imposibilitatea îndeplinirii obligației de păstrare a datelor. Exportă datele lunar și păstrează fișierele de export separat.